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MANUAL DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES PRODUCTOS Y SERVICIOS EUROCOL LTDA

 

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1. ALCANCE
 

EUROCOL LTDA  (en adelante la “EMPRESA”) identificada con NIT 800.220.665-3 está comprometida con el control de la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de Datos Personales por lo que se ha incorporado el presente Manual de Protección de Datos Personales (en adelante el “Manual de Protección”), el cual se ha elaborado en concordancia con la Ley Estatutaria de Protección de Datos Personales de Colombia Ley 1581 de 2012 y las normas que, de tiempo en tiempo, la complementen, adicionen, modifiquen o supriman. 

 

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2. LINEAMIENTO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

 

​2.1. DEFINICIONES

 

Autoridad de Protección de Datos: Es la Superintendencia de Industria y Comercio de Colombia (“SIC”).

 

Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, donde se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de Información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los Datos Personales.

 

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado otorgado por el Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus Datos Personales.

 

Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.

 

Dato(s) Personal(es): Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

 

Dato Público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales. 

 

Dato privado. Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

 

Datos sensibles. Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

 

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento

 

Leyes: Se refiere a la Ley de Protección de Datos Personales de Colombia (Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013, Decreto 866 de 2014 y las normas que los complementen, adicionen, modifiquen o supriman).

 

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales.

 

Titular(es): Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento por la EMPRESA

 

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

 

Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

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Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

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3. OBJETO
 

Proteger y garantizar con base en el presente Manual de Protección, el derecho fundamental de habeas data reglamentado por la Ley 1581 de 2012, que regula los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza la EMPRESA. 

 

 

4. RESPONSABLE

 

RAZÓN SOCIAL: EUROCOL LTDA 

NIT: 800.220.665-3

DOMICILIO: Bogotá 

CORREO ELECTRÓNICO:info@eurocolltda.com 

TELÉFONO RESPONSABLE: +57 318 470 5364

 

 

5. ÁMBITO LEGAL Y APLICACIÓN

​

La política de tratamiento de datos de la EMPRESA será aplicable a los datos personales registrados como Clientes, Proveedores, Empleados, Aprendices y Practicantes, protegidos dentro de la Constitución Política de Colombia de 1991, Ley 1581 de 2012 y Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

 

 

6. PRINCIPIOS
 

En el Tratamiento de datos personales la EMPRESA aplicará los principios específicos, definidos acorde con la ley:

Principio de legalidad: El Tratamiento de datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen;

 

Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;

 

Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;

 

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error

 

Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;

 

Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley.

 

Los Datos Personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley;

 

Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

 

Principio de confidencialidad: Todas las personas que en la EMPRESA intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

 

 

7. FINALIDAD DE LA RECOPILACIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS

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Los Datos Personales del Titular(es) que se encuentran en las Bases de Datos de la EMPRESA tienen como finalidad principal el desarrollo del objeto social de esta última, incluyendo además fines estadísticos, comerciales, informativos, de seguimiento al protocolo, de mercadeo, de notificación y contacto al Titular(es) para las campañas de seguridad, aspectos contables, nómina y demás eventos aplicables a cada uno del Titular(es).

 

 

8. DERECHOS DE LOS TITULARES

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El Titular de los Datos Personales tendrá los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento;

c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus Datos Personales;

d) Presentar ante la Autoridad de Protección de Datos quejas por infracciones a lo dispuesto en la Política y las Leyes;

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Autoridad de Protección de Datos haya determinado que, en el Tratamiento, el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Política y/o las Leyes;

f) Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

 

 

9. TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

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La EMPRESA está obligada a cumplir los deberes que al respecto imponga la ley. Los Datos Personales, son de propiedad del Titular(es) y sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, la EMPRESA hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de Datos Personales. La EMPRESA debe cumplir con las siguientes obligaciones:

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Como responsable del Tratamiento de los Datos Personales tiene las siguientes obligaciones:
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  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

  2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

  3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

  4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

  5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

  6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

  7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.

  8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.

  9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

  10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.

  11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

  12. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

  13. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

  14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

  15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
     


​Deberes cuando obra como Encargado del tratamiento de Datos Personales:

 

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

  2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

  3. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley.

  4. Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.

  5. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley

  6. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.

  7. Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente ley.

  8. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

  9. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

  10. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

  11. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

  12. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

     

Deberes cuando realiza el tratamiento a través de un Encargado:

 

  1. Suministrar al Encargado del Tratamiento únicamente los Datos Personales cuyo tratamiento esté previamente autorizado. Para efectos de la transmisión nacional o internacional de los datos se deberá suscribir un contrato de transmisión de Datos Personales o pactar cláusulas contractuales según lo establecido en el artículo 25 del decreto 1377 de 2013.

  2. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

  3. Comunicar de forma oportuna al Encargado del Tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

  4. Informar de manera oportuna al Encargado del Tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes.

  5. Exigir al Encargado del Tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

  6. Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

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Deberes respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio:

 

  1. Informarle las eventuales violaciones a los códigos de seguridad y la existencia de riesgos en la administración de la información de los titulares.

  2. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
     

 

 

10. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

​

Salvo las excepciones legales, el Tratamiento requiere de autorización previa e informada del Titular, la cual deberá obtenerse por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. Con su consentimiento, el Titular autoriza expresamente el Tratamiento de los Datos Personales o el de sus representados por parte de la EMPRESA, incluidos los sensibles cuando sea del caso, y la Transferencia y/o Transmisión nacional e internacional de los mismos, por las personas, para las finalidades y en los términos definidos en este Manual de Protección.

 

 

11. CASOS EN QUE NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN

​

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

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  1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;

  2. Datos de naturaleza pública;

  3. Casos de urgencia médica o sanitaria;

  4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;

  5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

 

 

12. PETICIONES, QUEJAS O RECLAMOS

​

La EMPRESA atenderá las peticiones, quejas y reclamos que formule el Titular(es) de Datos Personales en ejercicio de sus derechos, o quien ejerza su representación. El Titular(es) de Datos Personales podrá enviar su comunicación a la EMPRESA al correo electrónico info@eurocolltda.com La petición, queja o reclamo deberá contener la identificación del Titular(es), la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, el correo electrónico a la cual la EMPRESA puede dirigir la respuesta y los anexos con pruebas que sustenten su petición.

La consulta sobre Datos Personales que reposen en alguna Base de Datos de la EMPRESA se atenderá en un máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de su radicación. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. 

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

 

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13. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN

​

Los Titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus Datos Personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.

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14. MEDIDAS DE SEGURIDAD

​

Dando cumplimiento al principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, la EMPRESA adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a la información que reposa en la Base de Datos personales, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal de la EMPRESA que realice el tratamiento de los Datos Personales ejecutará los protocolos establecidos con el fin de garantizar la seguridad de la información.

 

 

15. VIGENCIA DEL LINEAMIENTO

 

Este Manual de Protección rige a partir del día 1ero de octubre de 2019 y tendrá una duración a término indefinido mientras exista el objeto social por el cual fue creada la EMPRESA. Este Lineamiento podrá ser revisado y actualizado periódicamente para ajustarlo al contexto corporativo y a la Ley.

 

Cualquier cambio sustancial en la Política de Tratamiento será comunicado al Titular(es) a través de la página web de la EMPRESA eurocolcolombia.com, en la que se pondrá a disposición de los titulares la última versión.

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